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Características de Az-Digital

Características Técnicas

  • Sistema operativo: Linux, Windows, Solaris y Mac OS.
  • Motor de base de datos: Oracle, MS-SQL o MySQL.
  • Conexión vía Web
  • Las funciones de administración se puedan realizar vía Web.
  • Licenciamiento para número ilimitado de usuarios.
  • Arquitectura WEB. Soporta modelo de 3 capas.
  • Se integra con toda clase de software de captura, y hardware de escaneo.
  • Se integra con toda clase de aplicativos como ERP, CRM, BI, vía webservices,
  • Visualización desde cualquier dispositivo móvil

 

Características Funcionales

  • Idioma Castellano.
  • Sistema integrado, modular y parametrizable.
  • Opera con las mejores prácticas de manejo documental de archivística, y correspondencia del archivo
  • Permite parametrizar la interfaz gráfica, con base en la imagen corporativa y los colores institucionales.
  • Visores Web de imágenes, videos, y archivos almacenados en formatos TIFF, PDF, Office, y gráficos, entre otros
  • Módulo de seguridad para administración de usuarios y perfiles.
  • Control y seguimiento del flujo de documentos de manera manual, o por integración con el Sistema de Gestión por Procesos (BPM). Este último se cotiza como módulo adicional.
  • Creación de los tipos de documentos.
  • Permite que un usuario pertenezca a más de un grupo.

 

Administración documental

  • Facilita el control de los documentos que manejan las empresas en diferentes áreas, dependencias y cargos.
  • Permite organizar con eficiencia la estructura del Centro Documental, de forma tanto electrónica como física. De esta manera todos los miembros de la organización emplean el mismo criterio para el manejo de la documentación y archivos.
  • Radicación y distribución electrónica de documentos. Esto beneficia el proceso en varios aspectos: permite controlar el flujo de documentos dentro de la organización, reduce el tiempo de entrega de los documentos, evita el riesgo de pérdida, y suprime el uso de fotocopias para su divulgación.
  • Gestión de contenidos tanto digitales como físicos.

 

Gestión de contenido

  • Almacena todo tipo de documentos (tiff, pdf, doc, xls, avi, wav, etc.), en un repositorio centralizado.
  • Maneja y administra las versiones de los documentos.
  • Control del acceso y manipulación de los documentos y archivos, según los permisos otorgados a cada funcionario. Administración del ciclo de vida de los documentos
  • Permite compartir archivos entre diferentes áreas a través de procesos como: mover, trasladar, prestar y renombrar.
  • Búsqueda fácil y práctica de archivos y documentos.
  • Previsualización de los documentos seleccionados.
  • Organización jerárquica de la información en expedientes, colecciones y carpetas, de acuerdo a la estructura orgánica de la empresa.
  • Creación de un número ilimitado de departamentos.
  • Permite realizar flujos de procesos documentales de manera manual.

 

Gestión de correspondencia

  • Permite radicar cualquier documento, incluyendo archivos, correo electrónico o fax, a través de las ventanillas de radicación.
  • Radicación de documentos internos, externos, entrantes y salientes.
  • Genera un número único de radicado, o diferentes secuencias de numeración para radicados de entrada, salida e internos, o por tipo de trámite o tipo de documento, según las políticas de cada compañía.
  • Mantiene asociado el número único de radicado durante todo el ciclo de vida del documento.
  • Permite iniciar anualmente el consecutivo de radicación entrante y saliente.
  • Permite capturar diferentes datos en la radicación como: tipo de radicado, estado, trámite asociado, subtrámite, dependencia, bandejas de entrada, ventanillas de radicación, número de radicado, fecha y hora de radicación, courier, número de folios, asunto, observaciones y usuario que radica.
  • Para los radicados de salida permite definir: destinatario, tipo de radicado, estado, trámite asociado, subtrámite, dependencia, bandejas de entrada, ventanillas de radicación, número de radicado, fecha y hora de radicación, courier, número de folios, asunto, observaciones, usuario que radica, motivo de devolución, datos del courier, peso del paquete y costo.
  • Asociación de radicados con los remitentes y destinatarios
  • Captura y actualización de los datos de remitentes y destinatarios: nombre, cargo, dependencia, dirección, teléfono, celular, ciudad, zona, organización a la que pertenece y mail.
  • En la radicación permite asociar radicados anteriores que pertenecen a un mismo trámite.
  • La información de radicación de entrada, salida e interna, que se guarda en el software, puede ser actualizada, con el fin de corregir los campos que hayan sido digitados de manera incorrecta. A través de un log de acciones del aplicativo, se puede ver la información de cada radicación, el usuario que radicó, la información actualizada, y el usuario que realizó el cambio. Este log puede ser activado o desactivado por el administrador del sistema.
  • Genera un sticker con código de barra parametrizable.
  • Permite asignar a los documentos la serie documental, de acuerdo con la normatividad vigente.
  • Admite realizar búsquedas en todos los campos de la radicación.
  • Acepta asignar una o varias imágenes a un documento radicado.
  • Asocia la imagen digitalizada con el número único de radicado.
  • Las búsquedas se puede realizar por número de radicado, o índices por cada documento, entre otros.
  • Indexación de documentos de gestión, y archivo de correspondencia interna y externa.
  • Permite crear índices personalizados de búsqueda por tipo de documento.
  • Distribución electrónica de la correspondencia desde cada área, en forma libre, es decir, con o sin flujos predefinidos.
  • Asociación del correo electrónico corporativo de cada usuario para recibo de notificaciones.
  • Notificación a los destinatarios, vía e-mail, del envió de documentos radicados.
  • Integración con el correo electrónico para redireccionar automáticamente a una cuenta de correo, y radicar el correo de salida y de entrada.
  • Integración con el FaxServer, para radicación de faxes.
  • Establece grupos de usuarios asociados a un conjunto de expedientes o documentos de archivo.
  • Permite que el administrador restrinja, a determinados usuarios o grupos de usuarios, el acceso a los documentos de archivo, expedientes y metadatos.

 

Módulo de gestión de distribución de correspondencia, de entrada y salida

  • Interfaz donde se realiza la asignación de la distribución de la correspondencia. Esta asignación tiene en cuenta: la dependencia a la cual va dirigida, el usuario, el recorrido asignado (Ej: 9:00 a.m, 12:00 m, 4:00 p.m), la prioridad, y el despachador que realizará el recorrido.
  • Reporte para la entrega de la correspondencia. En este se relaciona: la dependencia, el número de radicado, la fecha, y el despachador que realiza la entrega.
  • Interfaz donde se realiza la descarga de la correspondencia de entrada, para actualizar el estado del radicado.
  • Reporte para la entrega de la correspondencia de la dependencia al patinador. En este se relaciona: la dependencia que género el documento, el número del radicado, la fecha, y el despachador que recibe la entrega.
  • Adicional, se debe incluir la lógica para la administración de lotes, con el fin que sea flexible para la entrega a la ventanilla.
  • Interfaz donde se realice la distribución de la correspondencia para asignarla a los mensajeros.
  • Interfaz para la asociación del radicado preimpreso con el radicado de AZDigital.
  • Reporte para la entrega de la correspondencia al mensajero. En este se relaciona: la dependencia, el número del radicado, la fecha, y el mensajero que realiza la entrega según la zona.
  • Interfaz donde se realiza la descarga de la correspondencia de salida, para actualizar el estado del radicado.

 

Gestión de archivo físico

  • Registro de la ubicación física de la documentación en cada unidad de conservación. Se debe registrar mínimo esta información: número de carpeta, número de anaquel y número de estante.
  • Control de los tiempos de retención de las series documentales, según lo dispuesto en la Tabla de Retención Documental, y generación de reportes para los usuarios correspondientes.
  • Admite procesos de préstamo y traslado documental.
  • Consulta de documentos prestados, utilizando parámetros definidos por el usuario.
  • Registro de devoluciones de documentos físicos.
  • Asociación de archivos físicos con archivos digitales.
  • Administra y controla el inventario de documentos, folios y cajas
  • Permite imprimir rótulos autoadhesivos, con información del registro y código de barras, para la identificación de expedientes y cajas.

 

Módulo de revisión y aprobación de documentos

  • Permite realizar comentarios sobre el documento, por medio de sellos, firmas, elementos para escritura, y comentarios de voz, entre otros.
  • Admite la creación de sellos personalizados.
  • Permite realizar comentarios compartidos en línea, sobre el documento.
  • Generación de reportes de comentarios, indicando usuario, orden cronológico de los comentarios, y aprobaciones para un documento.
  • Permite imprimir el documento con o sin comentarios.

 

Servicios Web

  • Ingreso vía Web por medio del portal, con registro y autenticación de usuario.
  • Incluye una gama flexible de funciones de búsqueda, que actúan sobre los metadatos asociados a las agrupaciones de documentos de archivo, y sobre el contenido de estos. Con los parámetros de búsqueda, definidos por el usuario, se localiza y recupera la información, para acceder a ella de forma individualizada, o en su conjunto.
  • Incluye herramientas de búsqueda de texto libre, en combinación con elementos de metadatos de los documentos de archivo o expedientes, y el contenido de los documentos de archivo.

 

Reportes

  • Generación de reportes que pueden ser exportados a Excel.
  • Manejo de trazabilidad de los procesos, y soporta las auditorías internas de calidad.
  • Reportes a la medida. El administrador es el encargado de diseñar los reportes a la medida, los cuales podrán ser consultados por el usuario.

 

Módulo de seguimiento Webservices

  • Seguimiento y Monitoreo de Webservices.
  • Detección de errores originados por las Webservices.

 

Módulo de seguridad

  • El sistema permite definición de múltiples roles de usuarios.
  • Definición específica de permisos a usuarios, por rol o por colección.
  • Manejo de grupos de usuarios para asignación de seguridad.
  • Cuenta con una completa batería de Logs de seguridad, los cuales permiten hacer tracking a cualquier acción que se realice en el software.
  • Con rastro de auditoría sobre las transacciones ejecutadas en el sistema: datos, usuario, fecha y hora.
  • Definición de login y password para cada usuario.
  • Como el sistema no almacena las imágenes dentro de la base de datos, estas pueden ser encriptadas directamente en el repositorio.
  • Permite realizar “single sign on”.
  • Manejo de herramientas de administración para generación y mantenimiento de respaldos de información.
  • Al inicio de cada sesión presenta la fecha y hora del último ingreso al sistema realizado por el usuario, la IP, y el número de intentos de ingreso fallidos.
 

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